Guia
O que é TMS (sistema de gestão de transporte) e para que serve
Entenda o que é TMS, para que ele serve na logística, como muda do embarcador para a transportadora e em que se diferencia de ERP, WMS e emissor fiscal.
Atualizado em
Definição
O que é um sistema TMS
TMS é a sigla de Transportation Management System, ou sistema de gestão de transporte — no Brasil, também chamado de sistema de gestão de fretes. É o software que organiza o ciclo do frete, da cotação à conferência da fatura, e guarda o histórico de cada etapa para toda a equipe.
Na logística, cada etapa costuma ter o seu sistema. O TMS cuida do transporte: quem leva a carga, por qual preço e caminho, em que prazo e se a cobrança bate com o combinado. Sem ele, essas informações se espalham por planilhas, e-mails e conversas de WhatsApp.
Funções
Para que serve um TMS
Um TMS serve para cotar, precificar e contratar o frete, acompanhar a viagem e conferir a cobrança. Os módulos variam de sistema para sistema; estas são as funções mais comuns.
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Cotação de frete
Pedir preço a várias transportadoras de uma vez e comparar valor, prazo e condições.
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Precificação
Calcular o preço do frete pelo custo do veículo, mais tributos, despesas e margem.
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Tabelas de frete
Guardar os valores negociados por rota e faixa de peso, com taxas, prazos e vigência.
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Roteirização
Calcular distância, tempo de viagem e pedágio do trajeto e comparar caminhos.
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Gestão de frota
Controlar veículos, motoristas, vencimento de documentos, manutenção, abastecimento e custo por quilômetro.
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Embarques
Registrar cada carga contratada, com a transportadora, as datas de coleta e entrega e as etapas da viagem.
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Rastreamento
Acompanhar coleta, trânsito, entrega, ocorrências e atrasos, informados pela transportadora, pelo motorista ou por rastreadores.
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Auditoria de frete
Conferir a fatura ou o CT-e da transportadora contra o valor combinado antes de pagar.
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Relatórios e indicadores
Medir o custo do frete por período, cliente ou rota, os prazos cumpridos e o desempenho das transportadoras.
Tipos de TMS
TMS do embarcador x TMS da transportadora
O mesmo nome serve aos dois lados do frete, com necessidades diferentes.
No embarcador: contratar bem e acompanhar
Embarcador é quem envia a carga — indústria, distribuidor ou varejo — e contrata transportadoras. O TMS dele é voltado à compra do frete:
- fazer uma cotação de frete com várias transportadoras, mandando a todas o mesmo pedido, e comparar as respostas;
- guardar as tabelas contratadas;
- acompanhar os embarques até a entrega;
- conferir as faturas antes de pagar.
Na transportadora: vender e executar o transporte
A transportadora vende o serviço e opera a viagem, com frota própria, agregados ou parceiros. O TMS dela olha para o custo e para a operação:
- formar o preço com o custo de cada veículo;
- responder cotações e enviar propostas;
- controlar veículos, motoristas e documentos;
- programar as viagens e informar o andamento a quem contratou.
Comparação
Diferença entre TMS, ERP, WMS e emissor fiscal
Os quatro costumam conviver na mesma empresa, cada um com o seu papel.
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TMS: o transporte
Cotação, preço do frete, contratação, embarques, rastreamento e conferência das faturas de frete.
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ERP: a gestão da empresa
Finanças, contabilidade, compras, vendas, estoque e faturamento: a empresa inteira, com pouco detalhe sobre o transporte.
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WMS: o armazém
Recebimento, armazenagem, separação e expedição. O papel dele termina quando a carga sobe no veículo.
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Emissor fiscal: os documentos
Gera e transmite à SEFAZ a NF-e da mercadoria e, no transporte, o CT-e e o MDF-e.
A diferença entre TMS e ERP está na profundidade: o ERP registra a venda e o gasto com frete; o TMS mostra como esse frete foi cotado, contratado, executado e cobrado. Já a diferença entre TMS e WMS está no lugar: o WMS trabalha dentro do armazém, e o TMS, da expedição até a entrega.
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) saem de um emissor fiscal, com certificado digital e autorização da SEFAZ. Alguns TMS incluem esse emissor; outros, como o AxisTMS, não emitem esses documentos e funcionam ao lado do emissor que a empresa já tem. Veja como isso pesa na escolha no guia como escolher um TMS.
Diagnóstico
Sinais de que a sua empresa precisa de um TMS
Quanto mais destes pontos parecerem familiares, mais o frete pede um sistema próprio.
- As cotações chegam por e-mail, telefone e WhatsApp, e ninguém sabe qual foi a última proposta.
- O preço do frete sai de uma estimativa, sem saber quanto a viagem custa.
- A planilha de fretes só funciona nas mãos de quem a criou.
- Para saber se a carga foi coletada, está em trânsito ou foi entregue, alguém precisa ligar para a transportadora.
- As faturas de frete são pagas sem conferir o valor combinado.
- Documentos dos veículos e CNH vencem sem ninguém perceber a tempo.
Benefícios
Benefícios de usar um TMS
- Um lugar para tudo. Cotações, propostas, embarques e faturas no mesmo histórico, sem depender do e-mail de alguém.
- Decisões com critério. Propostas comparadas pelos mesmos dados e um preço que parte do custo, não do palpite.
- Menos retrabalho. Clientes, transportadoras e veículos cadastrados uma vez e reaproveitados em cada frete.
- Problemas à vista. Atrasos, ocorrências e vencimentos aparecem para quem precisa agir.
- Custo e margem visíveis. O gasto com frete, ou a margem das viagens, por período, cliente e rota.
Primeiros passos
Como começar a usar um TMS
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Passo 1: Mapeie como o frete funciona hoje
Quem pede cotação, quem aprova, onde ficam os preços combinados e onde as informações se perdem.
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Passo 2: Defina o tipo de sistema
De embarcador ou de transportadora, o que precisa estar pronto no primeiro mês e onde fica a emissão do CT-e.
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Passo 3: Organize os cadastros
Transportadoras, clientes, veículos e custos: é com eles que o sistema calcula e compara.
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Passo 4: Comece por um processo e revise
Cotação, preço ou acompanhamento de embarques. Quando a equipe estiver segura, traga o próximo e use os relatórios para ajustar.
Para comparar fornecedores, use os critérios do guia como escolher um TMS. Se quiser começar sem custo, veja como funciona um TMS gratuito.
AxisTMS
Onde o AxisTMS se encaixa entre os tipos de TMS
O AxisTMS é um sistema de gestão de fretes para o transporte rodoviário de cargas, usado no navegador. Há duas formas de usá-lo, uma para cada lado descrito acima:
- Empresa (embarcador): faz cotação com várias transportadoras que ela mesma cadastrou, compara as propostas lado a lado e acompanha os embarques com rastreamento por eventos. Saiba mais em TMS para embarcadores.
- Transportadora: forma o preço do frete a partir dos custos que cadastra para cada veículo, é avisada quando o frete de lotação fica abaixo do piso mínimo da ANTT, compara rotas com pedágio, envia propostas em PDF com link de aprovação e controla frota e viagens. Saiba mais em TMS para transportadoras.
O preço calculado é uma estimativa, e o aviso do piso não bloqueia a proposta. A tarifa oficial de pedágio da ANTT vale só nas rodovias federais concedidas; nas demais praças, o valor é estimado. A aprovação pelo link não é assinatura digital ICP-Brasil: é um aceite eletrônico simples.
- Não emite CT-e, MDF-e, NF-e nem CIOT: as chaves desses documentos ficam no embarque só como referência, sem consulta à SEFAZ.
- Não substitui o ERP nem o WMS: não faz contabilidade, contas a pagar e receber nem controle de estoque.
- Não se conecta a rastreadores: o andamento da viagem vem de eventos informados pelas pessoas.
Você pode começar no plano Gratuito, sem cartão de crédito, com 1 usuário, até 5 fretes por mês e até 5 recebimentos por mês; a página TMS gratuito explica o que conta em cada limite. Os planos pagos acrescentam ofertas de carga, documentos, auditoria de faturas, financeiro, relatórios e produtividade da equipe. Veja preços e limites na tabela de planos e o sistema por dentro nos vídeos para empresas e nos vídeos para transportadoras.
Dúvidas
Perguntas frequentes sobre TMS
TMS e sistema de gestão de frota são a mesma coisa?
Não. A gestão de frota cuida dos veículos e dos motoristas: documentos, manutenção e consumo. Pode ser um módulo do TMS, que também cobre cotação, preço, contratação, embarques e faturas.
TMS e roteirizador são a mesma coisa?
Não. O roteirizador calcula trajetos e, às vezes, a ordem das entregas; o TMS cobre o ciclo inteiro do frete e pode incluir a roteirização.
Empresa pequena precisa de TMS?
Depende menos do tamanho e mais da rotina. Mesmo com poucos fretes por mês, um TMS ajuda quando várias pessoas cotam, aprovam ou acompanham as cargas e precisam do mesmo histórico.